Alles, was Sie über digitale Unterschriften wissen sollten
Elektronische Signaturen gibt es in drei Varianten: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Jede hat spezifische Anforderungen und Einsatzbereiche. Welche Signaturart die richtige ist, hängt von der Art des Dokuments und den rechtlichen Anforderungen ab.
Was ist eine einfache elektronische Signatur?
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der elektronischen Signatur. Sie ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Unterzeichnung von Dokumenten. Die EES stellt die Integrität des Dokuments sicher, bietet jedoch nur eine geringe rechtliche Gültigkeit und Nachvollziehbarkeit. Sie ist besonders geeignet für Dokumente mit geringem Haftungsrisiko und ohne gesetzliche Formvorgaben, wie z.B. interne oder informelle externe Dokumente.
Bei welchen Anwendungsfällen brauchen wir die EES?
- Interne Dokumente: Mitarbeiterbeurteilungen, interne Berichte oder Projektdokumente.
- Bestell- und Auftragsformulare: Für einfache Bestellungen und Aufträge ohne hohe rechtliche Bindung.
- Zustimmungs- oder Einverständniserklärungen: Für die Zustimmung zu allgemeinen Bedingungen oder Richtlinien.
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs): Für einfache Bestätigungen ohne komplexe Sicherheitsanforderungen.
Diese Dokumente profitieren von der schnellen und unkomplizierten Handhabung der EES, da keine hohen rechtlichen Anforderungen bestehen.
Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur?
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet im Vergleich zur EES mehr Sicherheit und eine höhere Beweiskraft. Sie erfordert zusätzliche Authentifizierungsschritte, wie z.B. die Verifizierung der unterzeichnenden Person per SMS-Code. Die FES ist rechtlich bindend und eignet sich für Dokumente mit kalkulierbarem Haftungsrisiko, die keine gesetzliche Schriftform erfordern. Ihr Vorteil liegt in der höheren Beweiskraft und Sicherheit gegenüber der EES.
Bei welchen Anwendungsfällen brauchen wir die FES?
- Arbeitsverträge: Für Verträge ohne gesetzlich vorgeschriebene Unterschrift auf Papier, die dennoch eine höhere Sicherheit benötigen.
- Kauf- und Leasingverträge: Für mittlere bis grössere Geschäfte, bei denen die Identifizierung der Vertragspartner wichtig ist.
- Lieferanten- und Dienstleistungsverträge: Um sicherzustellen, dass Vereinbarungen rechtsverbindlich und geschützt sind.
- Offerten und Angebote: Bei Angeboten, bei denen Verbindlichkeit und Verlässlichkeit durch zusätzliche Authentifizierung sichergestellt werden müssen.
- Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs): Wenn eine rechtliche Absicherung über eine einfache Bestätigung hinaus erforderlich ist.
Die FES ist ideal, wenn ein erhöhtes Mass an Sicherheit und Beweiskraft notwendig ist, ohne den höchsten rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signaturen und der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie bietet maximale Sicherheit, da die Identität des Unterzeichnenden von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle überprüft wird. Die QES wird bei Dokumenten verwendet, die eine hohe rechtliche Verbindlichkeit erfordern oder bei denen eine gesetzliche Schriftform vorgesehen ist.
Bei welchen Anwendungsfällen brauchen wir die QES?
- Arbeitsverträge und Kündigungen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen: Für wichtige oder vertrauliche Verträge, bei denen eine starke Authentifizierung gewünscht ist, obwohl keine gesetzliche Schriftform erforderlich ist.
- Lehrverträge und Verträge im Rahmen von Leih- und Temporärarbeit: Diese unterliegen der Schriftform und können rechtssicher mit der QES unterzeichnet werden.
- Kreditverträge: Wie z.B. Konsumkreditverträge, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen.
- Lieferanten- und Dienstleistungsverträge: Für langfristige oder hochvolumige Vereinbarungen, bei denen rechtliche Sicherheit und Nachweisbarkeit der Signatur erforderlich sind.
- Versicherungsverträge: Insbesondere bei Lebensversicherungen oder anderen langfristigen, rechtlich komplexen Vereinbarungen.
- Vollmachten: Besonders bei Vollmachten, die Schriftlichkeit verlangen.
- Ehe- und Partnerschaftsvermittlungsverträge: Diese unterliegen der Schriftform und können mit der QES rechtsgültig unterzeichnet werden.
Die QES gewährleistet in solchen Fällen maximale rechtliche Sicherheit und ist der handschriftlichen Signatur vor Gericht gleichgestellt. Effektiv bietet sie sogar höhere Sicherheit und Beweiskraft als eine handschriftliche Unterschrift, da sie aufgrund der vorgängigen Identifizierung mit Ausweis eindeutig einer Person zugeordnet werden kann.
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Gut zu Wissen: Beachten Sie, dass die Wahl des E-Signatur-Standards von den geltenden rechtlichen Vorgaben sowie den internen Richtlinien abhängt und von den genannten Beispielen abweichen kann. Für eine verbindliche Einschätzung in Ihrem speziellen Fall empfehlen wir, eine Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen.
