DIE HERAUSFORDERUNG
Durch elektronische Signaturen Papier sparen und Prozesse vereinfachen
Überall Berge an Papier – das kannten die Mitarbeitenden der rund 50 Gesellschaften der BKW Building Solutions nur zu gut. Dabei hatte das Kompetenzfeld der BKW längst erkannt, dass das physische Handling von Dokumenten nicht nur unnötig Zeit frisst, sondern die damit verbundenen Druck- und Scanvorgänge auch die Umwelt und das Portemonnaie belasten. Mit der Einführung der Signatur-Plattform signeer verfolgte die Unternehmensgruppe entsprechend gleich mehrere Ziele auf einmal: Durch weniger physische Dokumente sollten nicht nur die Prozesse schneller abgewickelt und somit die Effizienz gesteigert werden, auch die damit verbundene Nachhaltigkeit und Kostensenkung durch den reduzierten Papierverbrauch stand im Fokus.
DIE LÖSUNG
Sorgfältiger Umstieg auf die digitale Unterschrift
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich die BKW Building Solutions für signeer als Standalone-Lösung für elektronische Signaturen. Während die technische Einrichtung der SaaS-Lösung nur wenig Zeit in Anspruch nahm, wurde die Einführung der Signatur-Plattform besonders sorgfältig geplant, um die Mitarbeitenden umfassend mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Der Start machte eine interne Mitteilung an die Mitarbeitenden der Unternehmensgruppe, um alle über das neue Tool zu informieren. Anschliessend publizierte die BKW Building Solutions eine Kurzbeschreibung der Lösung im Intranet und führte Schulungen via Microsoft Teams durch. mesoneer begleitete die BKW Building Solutions während der gesamten Einführungsphase, um der Unternehmensgruppe einen möglichst reibungslosen Umstieg auf die digitale Unterschrift zu ermöglichen. Dennoch wurde der Prozess nicht unnötig in die Länge gezogen: «Gemeinsam mit mesoneer konnten wir in kurzer Zeit alle nötigen Punkte zur Einführung abdecken», erklärt Belkis Kassar, ERP & Business-Application-Analystin bei der BKW Building Solutions.
DAS ERGEBNIS
Electronic signing with a promising future
The effort involved in planning the rollout has paid off: signeer has been well accepted by the group's employees. The majority of offers, contracts and internal documents are now signed digitally, with both the simple electronic signature (SES), the advanced electronic signature (AES) and the qualified electronic signature (QES) being used. "The signature platform is simple and user-friendly, which was one of the reasons why we chose signeer," says Belkis Kassar. In addition to the attractive pricing model, the digital signature solution stands out for Kassar thanks to its ongoing development: "We at BKW Building Solutions appreciate the fact that mesoneer continues to work on the signature platform and are already looking forward to new features."
Vorteile
- Reduktion von Papier schont die Umwelt
- Gute Unterstützung während der Einführung
- Laufende Weiterentwicklung der Plattform
